Réussir l’intégration des nouveaux employés en quatre étapes

L’évolution du marché du travail et les attentes des nouvelles générations ont poussé les employeurs des PME à être de plus en plus innovants dans leur façon d’aborder l’expérience employé d’un nouvel arrivant. Les gestionnaires savent désormais que les coûts directs et indirects, parfois importants, liés au renouvellement du personnel les incitent à améliorer leurs stratégies d’intégration et de fidélisation. Toutefois, force est de constater que les processus déployés à ce jour sont souvent rudimentaires et mériteraient d’être formalisés et informatisés pour de meilleurs résultats.

L’arrivée en poste d’un nouveau membre du personnel est toujours une étape importante, tant pour ce dernier que pour l’organisation. Bien que stressantes, les premières journées d’une recrue peuvent être facilitées si certaines stratégies sont mises en place. Rappelons-nous que les objectifs de ce processus structuré d’intégration sont de:

réduire l’appréhension qui pèse sur l’expérience des nouveaux arrivants au sein de l’organisation;
les aider à donner un sens à leur environnement professionnel;
leur donner tous les outils et les ressources nécessaires pour leur permettre d’être rapidement opérationnels et d’intégrer leur fonction avec motivation;
conduire à une expérience employé positive.

Accueil convivial

L’intégration de la nouvelle recrue repose sur une prémisse très simple : qu’elle se sente bien accueillie par son nouvel employeur. Le succès de cette intégration s’avère déterminant pour son adaptation au nouvel environnement, mais également pour diminuer le risque de départ peu de temps après l’embauche. Cela vaut pour tous les employés, peu importe leur expérience sur le marché du travail – même les cadres supérieurs.

En effet, un tel départ se révélerait coûteux en temps et en ressources, sans compter les contrecoups possibles sur l’image et la réputation de l’organisation. Dans ce contexte, mettre de l’avant la convivialité et l’accueil au sein de l’entreprise peut faire la différence dans la rétention du personnel.

Sentiment d’appartenance

Selon plusieurs sondages récents, les nouvelles générations sont en quête d’épanouissement personnel, de reconnaissance, de valorisation de soi et de développement professionnel rapide. Les nouveaux arrivants souhaitent adhérer à un projet collectif qui leur ressemble et dont les valeurs sont alignées avec les leurs. Particulièrement attentifs et sensibles à la réputation de leurs futurs employeurs, les candidats potentiels n’oseraient pas postuler à une offre s’ils ont des doutes ou des appréhensions quant à la notoriété de l’entreprise. Ils ont leurs convictions à cœur et souhaitent s’associer à une entité qui les partage.

Processus progressif et efficace

Pour favoriser l’intégration au travail, on peut se référer à ces quatre étapes:

La préparation de l’accueil
En vue de l’arrivée d’un nouveau membre du personnel, l’employeur a tout intérêt à planifier son accueil. Il peut donc aviser les autres employés de l’arrivée prochaine de la ressource et leur indiquer leur rôle à jouer auprès d’elle. Il peut également prévoir l’horaire de la première journée de la recrue, voire de sa première semaine de travail, ainsi que divers documents généraux pour l’aider à mieux saisir les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise. De plus, l’organisation d’une rencontre informelle entre l’équipe et leur nouveau collègue, avant son arrivée en poste, peut s’avérer une judicieuse façon de favoriser les échanges et de diminuer le stress associé à la première journée officielle de travail. Cette façon de faire témoigne l’importance que l’entreprise accorde à cette embauche et au bien-être de l’individu concerné. En fait, une telle approche permettra à cette nouvelle ressource de trouver sa place et d’être opérationnelle plus rapidement au sein de l’équipe.
L’accueil
La journée de son entrée en fonction, il est important d’accorder suffisamment de temps à l’employé, de sorte qu’il se sente encadré et pris en considération. Cette étape conditionne son rapport à l’entreprise. Il s’agit aussi du moment où les documents généraux adaptés au poste en question sont remis. Ces derniers doivent être complets, mais restreints afin de faciliter leur assimilation. Enfin, il peut être pertinent de présenter la nouvelle ressource au personnel des autres secteurs d’activité ou aux employés de soutien, par exemple, pour lui offrir une vision globale de l’entreprise.
L’intégration
Une fois l’accueil terminé, tous doivent garder à l’esprit que l’intégration complète peut prendre quelques jours, voire quelques semaines. En effet, rencontrer les collègues, les fournisseurs ainsi que la clientèle et s’approprier les tâches de l’emploi requièrent un certain temps. Il est essentiel, pour être efficace, de découvrir la structure organisationnelle de l’entreprise, d’établir un réseau et d’assimiler la culture d’entreprise. Pour y parvenir, la nouvelle ressource doit être soutenue, et ce, par son superviseur ainsi que par l’ensemble de l’équipe. Éventuellement, elle pourrait même recourir aux conseils judicieux d’un parrain ou d’une marraine.
Le suivi
À court terme, l’un des rôles de l’employeur est de donner une rétroaction à l’employé et, au besoin, d’ajuster le poste en fonction de ses forces et de ses faiblesses de. Durant cette période, l’écoute ainsi que la disponibilité pour répondre à toutes les questions de l’employé seront de précieux alliés. Le supérieur immédiat devrait rencontrer le nouveau membre de l’équipe le plus régulièrement possible afin de suivre son développement et de veiller à ce qu’il se sente à l’aise dans son nouvel environnement.

Succès rapide et durable

Une telle démarche peut paraître coûteuse, puisque certains employés doivent parfois être dégagés de leurs propres tâches pour mieux accompagner la nouvelle personne en poste. Néanmoins, cela en vaut généralement l’investissement. Les exemples sont nombreux où la mise en place de mentorat ou de parrainage a optimisé l’encadrement de l’employé de sorte qu’il saisisse rapidement la culture de l’organisation.

Avec la pénurie de main-d’œuvre appréhendée ou effective dans de multiples secteurs d’activité, les attentes des nouvelles générations et les changements structurels dans le monde du travail, le recrutement et la rétention des talents constituent des défis constants pour les organisations. Comme le processus d’embauche demande beaucoup de temps et d’énergie, l’énergie consacré à l’intégration d’un salarié devient primordiale afin d’augmenter les chances de le retenir au sein de l’entreprise. Le succès d’une telle intégration en vaut assurément l’investissement, en plus de contribuer à consolider une image favorable de la marque employeur.

Ainsi, la clé d’un parcours d’intégration optimal est de tout mettre en œuvre pour que le nouveau collaborateur s’épanouisse, tout en maintenant un climat serein et bienveillant. Une entrée en poste réussie est sans contredit un gage d’efficacité, puisque la nouvelle ressource sera fonctionnelle et productive plus rapidement, pour le plus grand bénéfice de l’organisation.