Combien coûte un poste vacant pour une entreprise?

Farah Van Vugt
Directrice, acquisition de talents professionnels | AURAY Talent

Dans le monde des affaires, un poste vacant au sein d’une organisation représente bien plus qu’une absence physique. Il engendre des coûts considérables pouvant avoisiner les 20% de la rémunération annuelle du travailleur(euse), voire même jusqu’à 213% dans certains contextes.

Il est essentiel de comprendre le cout réel d’un poste inoccupé au sein de votre organisation afin d’optimiser vos stratégies de recrutement et rétention en conséquence. Cependant, chiffrer le coût d’une absence ne se résume pas à un pourcentage de sa rémunération globale ou à son niveau de poste. Parmi les coûts potentiels globaux pour une organisation, il faut considérer l’impact de l’individu sur les plans humains, opérationnels et stratégiques, à titre d’exemples. Les postes vacants affectent inévitablement le moral des employés, de par la charge de travail supplémentaire occasionnée ou par le changement de dynamique au travail, ayant un impact direct sur la mobilisation, l’efficience, le respect des délais, la satisfaction clients, etc.

Cet enjeu est une répercussion que les organisations oublient souvent de calculer, mais qui a un impact majeur sur la performance et les résultats.

Selon une étude de la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI), les contrats et les ventes que les PME canadiennes ont dû refuser ou reporter au cours de la dernière année en raison des pénuries de main-d’œuvre représentent un manque à gagner de plus de 38 milliards (G)$.

Alors, que doit-on considérer lors du calcul du coût d’un poste vacant?

Les coûts tangibles

Salaire non productif :

Analyse du salaire du collaborateur. Cela comprend son salaire de base, les avantages sociaux, les primes, les avantages, etc.
Calcul du coût quotidien, hebdomadaire et mensuel du salaire non productif. Si le poste est vacant pendant une période donnée, multipliez le salaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel par le nombre de jours, de semaines ou de mois pendant lesquels le poste reste vacant. Cela donnera le coût du salaire non productif pour cette période.

Coûts de recrutement :

Frais de publication d’offres d’emploi : cela inclus les frais de publicité pour les postes vacants, les coûts associés aux salons de l’emploi, ainsi que les dépenses liées aux outils de recrutement en ligne.
Le temps investi par les ressources pour mener à bien une démarche : affichages, effectuer la pré-sélection et mener les entrevues est un élément crucial à prendre en compte.
Honoraires d’agence pour le recours à des experts en recrutement. Si vous devez externaliser votre processus, les coûts associés devront être considérés.

Coûts de formation :

Formation du nouveau collaborateur. Les coûts associés à la formation et à l’intégration des nouveaux employés peuvent être significatifs.
Perte de productivité pendant la période d’adaptation. Le temps nécessaire pour qu’un nouvel employé devienne pleinement autonome varie en fonction du poste, de la complexité des tâches, du niveau d’expérience de l’employé et d’autres facteurs. Cependant, une période d’adaptation typique peut varier de quelques semaines à plusieurs mois.

Coûts non tangibles

Perte de productivité :

Impact sur la production et la prestation des services. Il peut y avoir une diminution de la productivité, car les tâches liées à ce poste ne sont pas complètement effectuées.
Retards dans les projets et des erreurs dues au sous-effectif. Cela peut entraîner des pertes de contrats, de clients, etc.
Coût de maintien des opérations. Cela comprend les heures supplémentaires ou les frais additionnels encourus pour palier à l’absence de l’employé.

Morale et motivation de l’équipe :

Les effets sur le moral de l’équipe. Un moral bas peut conduire à un taux plus élevé d’absences au travail, que ce soit pour des raisons de santé physique ou mentale, ce qui entraîne des coûts supplémentaires liés au remplacement des employés absents ou à la perte de productivité. Dans certains cas, cela pourrait mener à des démissions supplémentaires.
Identification des signes de surcharge de travail et de stress. Cet aspect est très important afin d’y apporter des solutions efficaces telles que la reconnaissance des réalisations des employés, la promotion d’un équilibre travail-vie personnelle, la communication ouverte et la résolution proactive des problèmes de moral et de motivation.

L’importance de la planification stratégique de la main-d’œuvre

La mise en place d’une planification stratégique de la main-d’œuvre devient alors cruciale pour minimiser ces impacts financiers, humains et ainsi assurer une continuité opérationnelle efficace. Voici quelques étapes simples afin d’inclure cette activité au cœur d’une planification globale.

1. Analyse des tendances du marché

Examiner les rapports de croissance du marché dans votre secteur d’activité au cours des dernières années pour identifier les taux de croissance, les segments de marché en expansion et les prévisions futures. Cela vous permettra d’anticiper les fluctuations de la demande de main-d’œuvre et de prévoir vos stratégies en conséquence.

2. Prévoir les départs à la retraite et vos besoins futurs

Afin de prévoir les départs à la retraite et les besoins de croissance en matière de main-d’œuvre, une analyse approfondie des tendances démographiques internes et des objectifs de votre organisation est essentielle. Voici quelques étapes clés pour réaliser cette prévision efficacement:

Analyse démographique interne: Examinez l’âge moyen de vos employés, le taux de roulement de votre personnel et les départs à la retraite prévus dans votre organisation;
Évaluation des besoins de croissance : Évaluez les objectifs de croissance de l’organisation afin de déterminer les besoins futurs en main-d’œuvre, tout en tenant compte des projets d’’expansion, le développement de nouveaux produits ou services, les nouveaux marchés, etc.
Analyse comparative : Comparez les projections des départs à la retraite avec les besoins de croissance pour identifier les écarts potentiels en main-d’œuvre. Cela permet de définir les actions correctives nécessaires, comme le recrutement anticipé, la formation interne ou tout autre action proactive.
Planification des ressources humaines : Utilisez ces informations pour élaborer un plan stratégique de gestion des ressources humaines, incluant des initiatives telles que le recrutement ciblé, la formation et le développement des compétences, la planification de la relève et l’optimisation des politiques de rémunération et avantages sociaux.

En conclusion, un poste vacant au sein d’une entreprise peut entraîner des conséquences financières significatives, tant en termes de coûts tangibles qu’intangibles. La planification stratégique de la main-d’œuvre se revêt alors d’importance afin d’anticiper et atténuer ces impacts. Lorsque vous serez en mesure d’identifier les coûts potentiels vous pourrez adopter la stratégie la plus adaptée à votre situation. Dans certains cas, vous pourriez même décider de faire équipe avec un professionnel des ressources humaines. En s’associant à un expert, les entreprises peuvent bénéficier d’une expertise de pointe pour minimiser les coûts liés aux postes vacants, assurant ainsi une croissance durable et une performance optimale.

Publié le 10 mai 2024.